Cada 26 de abril, se celebra el Día de la Secretaria, una profesional que muchos definen como ayudantes ejecutivas o la mano derecha del jefe, que debe conocer las diversas técnicas de oficina; sin embargo, sus funciones son tan diversas, que en realidad, debe saber un poco de todo.
De acuerdo con Sonia Luna Pérez, presidenta de la Asociación Dominicana de Secretarias (Adosae), entre las mayores virtudes de una buena secretaria se encuentran, principalmente la discreción, organización, vocación de servicio, responsabilidad, el buen trato a los demás y, sobre todo, el amor por su empresa. Dice que esta profesional debe poseer excelente redacción, ortografía y facilidad de expresión verbal y escrita.
“Definir la profesión de secretaria es un poco difícil, ya que se trata de una actividad sumamente compleja y polifacética que requiere de una serie de destrezas que no se pueden limitar a una simple definición. En definitiva, las secretarias requieren de un sinnúmero de habilidades técnicas y humanas que no se exigen en otras profesiones, y es lo que precisamente las hace indispensables en todo organigrama empresarial”, comentó Luna. Es por eso que entiende que “entre secretaria y asistente no existe diferencia, porque la secretaria tiene que asistir al jefe; y hay que estar claro que nadie se gradúa de asistente”, expresó la profesional.
La secretaria debe ser la verdadera memoria de su superior, tanto de los compromisos internos como de los externos: acordale puntualmente la hora exacta de las entrevistas, prepararle las llamadas para las personas consideradas necesarias y en el momento oportuno.
Desde siempre, entre las funciones básicas de una secretaria está tomar dictados, digitar, organizar archivos, concertar entrevistas, recibir llamadas telefónicas, así como atender a visitantes o clientes, entre otras. A diferencia de décadas atrás, el principal equipo de trabajo de estas profesionales era la máquina de escribir, pero hoy día, la tecnología las obliga a manejar equipos modernos, tales como fotocopiadoras, fax, computadoras, escáner e incluso, ipad.
Sobre Adosae
La Asociación Dominicana de Secretarias nace el 28 de mayo de 1971, por iniciativa de Marisela Rodríguez, quien conjuntamente con otras profesionales del área, sintió la necesidad de crear una institución que representara y apoyara a las profesionales del secretariado. Esta entidad, que agrupa a las secretarias del sector público y privado, adquirió personalidad jurídica mediante el decreto No. 2870, del 2 de noviembre, otorgado por el Poder Ejecutivo. Integrar a las asociadas mediante el uso de sistemas modernos de comunicación para lograr su desarrollo integral, efectuar acciones para poder brindar a las asociadas beneficios como recomendaciones para obtener empleo, becas de estudio, diplomados y maestrías, elevar el nivel profesional, cultural y social de la clase secretarial, procurar el bienestar social y económico de las asociadas, son algunos de los objetivos de esta entidad.
Luna Pérez dijo que en la asociación no solo se preocupan por formar intelectualmente a la secretaria, sino que tambien imaparten cursos y seminarios para enseñarles la importancia de tener una buena imagen en su lugar de trabajo. “Una secretaria debe vestir de una manera adecuada y formal, olvidándose de los escotes pronunciados de las faldas cortas y ceñidas y de los calzados muy llamativos. Su vestuario debe infundir respeto y profesionalidad”, dijo.
Para pertenecer a esta institución se exige que la secretaria sea graduada de una entidad reconocida o demostrar haber ejercido la carrera durante un minimo de cinco años, llenar un formulario de inscripción, llevar dos fotos 2X2, un curriculum y pagar 1,300 pesos y 1000 anual.
Letras para ellas
La secretaria, esa fiel trabajadora que se entrega cada día a su labor sin pensar en horarios, no tiene un canto oficial, pero son muchos los compositores que se han inspirado en su figura para escribir canciones. El grupo español Mocedades, el dúo argentino Pimpinela, y los mexicanos Daniela Romo y el grupo Macho, son algunos de los artistas que han interpretado esas canciones.
Dato
En la Asociación Dominicana de Secretarias conservan máquinas de escribir que se usaron a finales de los años 60.
Saber
“Me siento muy satisfecha de haber sido secretaria y si tengo que volver a serlo, lo haría. A ese trabajo le debo todo lo que soy y lo que tengo”.
